在企业委托代理记账公司进行账务处理时，为了确保账务的准确性、合规性以及按时完成纳税申报，企业必须移交一系列基础资料。
以珠三角地区为例，无论是初创企业还是成熟公司，在寻找东莞记账公司等专业机构合作时，都需要按照规范流程准备资料。这些资料通常分为**证照类（初次交接）和日常票据类（按月/季交接）**两大类。
以下是必须移交给代理记账公司的详细资料清单：
一、 基础证照与信息类（通常在首次合作时移交）
这部分资料主要用于在财务软件中建立账套、进行税务备案以及后续的纳税申报身份认证。
- 营业执照副本复印件：用于核对企业基本信息。
- 法人及股东身份证复印件：用于税务实名认证及股权结构登记。
- 公司章程：用于确认注册资本、股东出资比例等信息。
- 开户许可证或基本户存款信息表：用于银行账户的建账。
- 税务报到信息：包括税种核定通知书、电子税务局账号密码、个人所得税申报密码等。
- 上年度财务报表及末级科目余额表（如果是中途转入的非新设企业）：用于期初建账，保证账务的连续性。
- 公章、财务章、法人章（视情况而定）：通常不建议移交实物，但如果委托代开发票或办理特定税务事项，可能需要临时移交或移交印模。
二、 日常经营票据类（按月或按季移交）
这是代理记账工作的核心，会计需要根据这些原始凭证编制记账凭证。正规的东莞记账公司通常会要求客户严格按照以下分类整理票据，以提高做账效率和准确度。
1. 收入类单据
- 开具的发票记账联：企业开给客户的发票（包括增值税专用发票、普通发票、电子发票等）。
- 未开票收入清单：如果有未开票的收入，需要提供银行回单或相关说明，以便如实申报收入。
- 销售汇总表：如果业务量大，需要提供销售系统的汇总表。
2. 成本与费用类单据（支出证明）
- 进项发票抵扣联/发票联：企业采购商品、原材料或服务收到的发票（用于抵扣增值税或计入成本）。
- 日常费用发票：
- 办公费：文具、纸张、耗材等发票。
- 差旅费：机票、火车票、住宿费、打车票（需附差旅费报销单）。
- 房租与水电费：租赁发票、物业费、水电费发票。
- 招待费：餐饮发票（需注意税务抵扣限额）。
- 通讯费：公司名下的电话费、网费发票。
- 车辆费用：公司名下车辆的加油费、过路费、维修费、保险费等。
- 海关缴款书：如果有进出口业务，需提供海关进口增值税专用缴款书。
3. 银行单据
- 银行对账单：每月月初打印上个月的完整对账单（包括基本户和一般户）。
- 银行回单：每一笔银行收支对应的电子回单或纸质回单（用于核对资金流向，区分是货款、借款还是往来款）。
- 利息单与手续费单据：银行扣除费用的凭证。
4. 人员薪酬与社保类
- 工资表：包含员工姓名、身份证号、应发工资、代扣社保/公积金、实发工资等信息（需员工签字确认或银行代发证明）。
- 社保及公积金缴费单据：社保局和公积金中心出具的缴费凭证或银行扣款回单。
- 人员变动信息：新入职或离职员工的身份信息（用于个税申报增减员）。
三、 特殊业务资料（视企业具体情况）
- 固定资产购买发票：购买电脑、设备、车辆等大额资产的发票。
- 投资协议或借款合同：涉及大额资金往来时的依据。
- 税控盘/UKey：如果在申报期需要抄税、清卡，可能需要提供税控设备（现在很多已改为网上自动操作，需确认）。
移交注意事项：
- 票据合规性：移交的发票抬头必须是公司全称，不能是个人名字（除机票火车票等实名制票据外），且必须要在经营范围内。
- 清单交接：移交时务必填写**《资料移交清单》，双方签字确认，避免票据丢失责任不清。这也是衡量一家东莞记账公司**是否专业、规范的重要细节。
- 时间节点：通常建议在每月5号之前将上月票据移交给代理记账公司，以便会计有充足时间处理账务和报税（通常每月15号截止申报）。
